E-Mail-Archivierung: Welche Möglichkeiten gibt es für Unternehmen?

E-Mails gehören in vielen Unternehmen zu den wichtigsten Kommunikations- und Informationsquellen. Neben geschäftlichen Nachrichten enthalten Postfächer häufig Angebote, Rechnungen, Verträge, Projektinformationen und wichtige Anhänge. Eine strukturierte E-Mail-Archivierung hilft dabei, diese Daten langfristig zu sichern und bei Bedarf schnell wiederzufinden.

Dabei gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Unternehmen können E-Mails lokal auf einem Computer oder Server speichern, spezielle Archivierungssysteme einsetzen oder Nachrichten in andere Dateiformate übertragen. Welche Methode geeignet ist, hängt unter anderem von der vorhandenen IT-Infrastruktur, dem Datenvolumen und den Anforderungen an Zugriff und Aufbewahrung ab.

Warum ist E-Mail-Archivierung wichtig?

Eine E-Mail im Postfach ist nicht automatisch langfristig gesichert. Nachrichten können versehentlich gelöscht werden, Postfächer können beschädigt werden oder durch einen Anbieterwechsel kann sich die technische Umgebung verändern.

Eine separate Archivierung schafft eine zusätzliche Kopie wichtiger Nachrichten und erleichtert den späteren Zugriff. Besonders bei geschäftlicher Kommunikation kann es sinnvoll sein, E-Mails unabhängig vom ursprünglichen Postfach aufzubewahren.

Dabei sollte zwischen E-Mail-Backup und E-Mail-Archivierung unterschieden werden. Ein Backup dient vor allem der Wiederherstellung von Daten nach einem Verlust. Bei einer Archivierung steht dagegen häufig die langfristige und strukturierte Aufbewahrung im Mittelpunkt.

Für eine zusätzliche Sicherung können Unternehmen beispielsweise E-Mails lokal speichern oder eine geeignete Backup-Lösung verwenden. Eine Übersicht über verschiedene Möglichkeiten bietet die Seite BitRecover E-Mail-Backup.↗

E-Mails lokal archivieren

Eine Möglichkeit besteht darin, wichtige E-Mails auf einem lokalen Computer oder einem internen Server zu speichern. Dabei können Nachrichten je nach E-Mail-Programm und Exportfunktion in unterschiedlichen Formaten abgelegt werden.

Zu den häufig verwendeten Formaten gehören PST, MBOX, EML und MSG. Welches Format verwendet wird, hängt vom jeweiligen E-Mail-Client oder Dienst ab.

Eine lokale Archivierung kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn:

• bestimmte E-Mails unabhängig vom Online-Postfach verfügbar sein sollen,
• ein zusätzlicher Datenbestand für Sicherungszwecke benötigt wird,
• ältere Nachrichten aus einem Postfach ausgelagert werden sollen,
• E-Mails für eine spätere Verarbeitung in einem anderen Programm benötigt werden.

Beim lokalen Speichern sollte außerdem auf eine geeignete Speicherstrategie geachtet werden. Eine einzige Kopie auf dem lokalen Computer schützt beispielsweise nicht vor einem Defekt der Festplatte. Deshalb sollte eine Archivierung möglichst mit einem zuverlässigen Backup-Konzept kombiniert werden.

Eine praktische Möglichkeit für den Export ist das Speichern von E-Mails auf dem PC↗.

E-Mail-Dateiformate und ihre Unterschiede

E-Mail-Dateiformate unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Struktur, Kompatibilität und Verwendungsmöglichkeiten. Daher sollte vor einer Archivierung geprüft werden, welches Format für den jeweiligen Zweck geeignet ist.

PST (Personal Storage Table) wird vor allem mit Microsoft Outlook und Microsoft Exchange in Verbindung gebracht. In einer PST-Datei können neben E-Mails beispielsweise auch Kalender, Kontakte und weitere Outlook-Daten enthalten sein.

MBOX ist ein verbreitetes Format zur Speicherung von E-Mail-Nachrichten. Es wird unter anderem von verschiedenen Desktop-E-Mail-Programmen und Unix-/Linux-basierten Systemen verwendet.

EML speichert einzelne E-Mails als separate Dateien. Das Format wird von verschiedenen E-Mail-Programmen unterstützt und eignet sich beispielsweise für den Austausch einzelner Nachrichten.

MSG ist ein Microsoft-Outlook-Format für einzelne Nachrichten und andere Outlook-Elemente. Es kann unter anderem Informationen wie Absender, Empfänger, Betreff, Nachrichtentext und Anhänge enthalten.

Die Wahl des Formats sollte sich daher nicht nur nach dem vorhandenen E-Mail-Programm richten. Auch die spätere Verwendung der archivierten Daten spielt eine Rolle.

PST, MBOX, EML und MSG im Vergleich

Bei einer langfristigen Archivierung kann es vorkommen, dass die ursprünglichen Formate später nicht mehr zur verwendeten Software passen. Ein Unternehmen wechselt beispielsweise den E-Mail-Client oder migriert von einer Plattform zu einer anderen. In solchen Fällen kann eine Konvertierung erforderlich werden.

E-Mail-Archive in andere Formate übertragen

Eine Archivdatei muss nicht zwangsläufig dauerhaft im ursprünglichen Format bleiben. Wenn sich die technische Umgebung verändert, können archivierte Nachrichten in ein anderes Format übertragen werden.

Ein typisches Beispiel ist der Wechsel von Outlook zu einem anderen E-Mail-Programm. Eine vorhandene PST-Datei kann dann möglicherweise in ein Format konvertiert werden, das von der neuen Anwendung unterstützt wird.

Ähnliches gilt für MBOX-Dateien. Wenn ein Unternehmen E-Mails aus einem MBOX-basierten System in einer anderen Anwendung weiterverwenden möchte, kann eine Konvertierung in EML, PST oder ein anderes Zielformat erforderlich sein.

Bei größeren Datenbeständen sollte vor der Konvertierung geprüft werden:

• Welche Dateiformate werden vom Zielprogramm unterstützt?
• Bleiben Anhänge und wichtige E-Mail-Eigenschaften erhalten?
• Wie groß ist das Archiv?
• Müssen mehrere Dateien oder komplette Mailboxen verarbeitet werden?
• Werden Ordnerstrukturen benötigt?
• Soll das ursprüngliche Archiv als zusätzliche Sicherung erhalten bleiben?

Für umfangreichere Datenbestände können spezialisierte PST-Konverter↗ und MBOX-Konverter↗ von BitRecover eine Möglichkeit sein, E-Mail-Daten zwischen verschiedenen Formaten zu übertragen.

Worauf Unternehmen bei der E-Mail-Archivierung achten sollten

Eine funktionierende Archivierungsstrategie sollte mehr berücksichtigen als die reine Speicherung von Nachrichten. Entscheidend ist, dass archivierte Daten auch später zuverlässig auffindbar und verwendbar sind.

1. Speicherort festlegen

Unternehmen sollten definieren, wo archivierte E-Mails gespeichert werden. Je nach Infrastruktur kommen lokale Speicher, Server, NAS-Systeme oder cloudbasierte Lösungen infrage.

2. Daten regelmäßig sichern

Ein Archiv sollte nicht die einzige vorhandene Kopie wichtiger E-Mails sein. Zusätzliche Backups können das Risiko eines Datenverlusts reduzieren.

3. Dateiformate berücksichtigen

Vor einem Software- oder Anbieterwechsel sollte geprüft werden, ob vorhandene Archive weiterhin geöffnet und verarbeitet werden können. Bei Bedarf kann eine Konvertierung in ein kompatibles Format sinnvoll sein.

4. Zugriffsrechte definieren

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf sämtliche archivierten Nachrichten. Rollen und Berechtigungen sollten daher entsprechend der internen Anforderungen festgelegt werden.

5. Datenschutz berücksichtigen

E-Mails können personenbezogene oder vertrauliche Informationen enthalten. Bei der Archivierung sollten Unternehmen deshalb Datenschutz, Zugriffsschutz und die sichere Speicherung der Daten berücksichtigen.

6. Wiederherstellung testen

Eine Archivierung ist besonders dann hilfreich, wenn die gespeicherten Daten bei Bedarf tatsächlich wiederhergestellt werden können. Deshalb sollte regelmäßig geprüft werden, ob sich archivierte E-Mails öffnen und weiterverwenden lassen.

Fazit

E-Mail-Archivierung kann Unternehmen dabei unterstützen, wichtige geschäftliche Kommunikation langfristig verfügbar zu halten. Welche Methode geeignet ist, hängt von der vorhandenen IT-Umgebung und den Anforderungen an Speicherung, Zugriff, Datenschutz und Wiederherstellung ab.

Für kleinere Datenbestände kann das lokale Speichern von E-Mails ausreichen. Bei größeren Mailboxen oder komplexeren IT-Umgebungen können dedizierte Archivierungs- und Backup-Lösungen sinnvoll sein. Wenn sich das verwendete E-Mail-System ändert, kann zusätzlich eine Konvertierung der vorhandenen Archive erforderlich werden.

Entscheidend ist deshalb eine Archivierungsstrategie, die nicht nur die Speicherung, sondern auch Sicherheit, Kompatibilität, Zugänglichkeit und langfristige Nutzbarkeit der E-Mail-Daten berücksichtigt.

E-Mail-Backup und Konvertierung

Mit den passenden Werkzeugen lassen sich E-Mail-Daten sichern, speichern und bei Bedarf in andere Formate übertragen.