Buchhaltungsservice oder Steuerberater: Wer darf was?

Viele Unternehmer halten einen Buchhaltungsservice für die günstigere Version des Steuerberaters. Das ist ein Irrtum. Beide haben klar getrennte Aufgaben und diese Trennung ist gesetzlich geregelt. Wer den Unterschied nicht kennt, zahlt im besten Fall doppelt. Im schlechtesten Fall lässt er Arbeiten von jemandem erledigen, der sie gar nicht übernehmen darf.

Die Grundlage: das Steuerberatungsgesetz

Hilfe in Steuersachen dürfen in Deutschland grundsätzlich nur Steuerberater und einige weitere Berufsgruppen leisten, etwa Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Geregelt ist das im Steuerberatungsgesetz (StBerG).

Der § 6 enthält Ausnahmen von diesem Grundsatz, und genau dort steht, was ein selbstständiger (Bilanz-)Buchhalter übernehmen darf.

Was jeder darf

Mechanische Arbeitsgänge bei der Buchführung darf jeder erledigen, auch ohne besondere Qualifikation. Dazu gehören zum Beispiel das Sortieren, Ablegen und Erfassen von Belegen. Sobald es um das eigentliche Buchen geht, wird es enger.

Was ein qualifizierter Buchhaltungsservice darf

Wer mehr als mechanische Arbeiten übernehmen will, braucht eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Vorbildung. Danach muss er mindestens drei Jahre im Buchhaltungswesen gearbeitet haben und zwar mit mindestens 16 Wochenstunden.

Ist diese Voraussetzung erfüllt, darf der Buchhaltungsservice:

• laufende Geschäftsvorfälle buchen
• die laufende Lohnabrechnung erstellen
• Lohnsteueranmeldungen fertigen

Seit dem 1. September 2026 dürfen nun auch Kontenpläne angelegt werden.

Neu seit September 2026

Mit dem Neunten Gesetz zur Änderung des Steuerberatungsrechts wurde § 6 StBerG neu gefasst. Das Anlegen von Kontenplänen gehörte bisher zur Einrichtung der Buchführung und war dem Steuerberater vorbehalten. Diese Hürde ist jetzt gefallen. Weitere Befugnisse, etwa für die Umsatzsteuer-Voranmeldung, hat der Gesetzgeber trotz jahrelanger Forderungen der Berufsverbände nicht aufgenommen.

Was nur der Steuerberater darf

Folgende Aufgaben bleiben beim Steuerberater:

• die Erstellung und Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Steuererklärungen aller Art erstellen und übermitteln
• den Jahresabschluss aufstellen inklusive der vorbereitenden Abschlussbuchungen und übermitteln
• die Einnahmenüberschussrechnung erstellen und übermitteln
• die Lohnsteuerabschlussarbeiten zum Jahresende
• jede individuelle steuerliche Beratung, zum Beispiel zur Rechtsform, zu Gestaltungsfragen oder zu Einsprüchen

Warum das für dich wichtig ist

Wenn dein Buchhalter dir „mal eben“ die Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellt, arbeitet er außerhalb seiner Befugnisse. Das kann für ihn rechtliche Folgen haben, und du stehst am Ende ohne verlässliche Grundlage da. Ein seriöser Buchhaltungsservice kennt seine Grenzen und sagt dir offen, wann der Steuerberater übernehmen muss.

Kein Entweder-oder

Das beste Modell ist keine Konkurrenz, sondern eine klare Arbeitsteilung. Der Buchhaltungsservice kümmert sich um die laufende Buchhaltung und die Lohnabrechnung. Er bereitet alles sauber auf und übergibt die Daten an die Kanzlei. Der Steuerberater konzentriert sich auf das, wofür er ausgebildet ist: Abschlüsse, Erklärungen und Beratung.

Davon profitieren alle. Du hast für den Alltag einen Ansprechpartner, der schnell reagiert. Dein Steuerberater bekommt geordnete Zahlen statt eines Schuhkartons voller Belege. Viele Kanzleien sind zudem stark ausgelastet und froh, wenn die laufende Buchhaltung zuverlässig bei jemand anderem liegt.

Woran du einen seriösen Buchhaltungsservice erkennst

• Er nennt dir seine Qualifikation und die Aufgaben, die er übernehmen darf.
• Er sagt dir klar, was er nicht darf.
• Er arbeitet mit deinem Steuerberater zusammen statt gegen ihn.
• Er legt schriftlich fest, wer welche Aufgaben übernimmt.

Fazit

Buchhaltungsservice und Steuerberater ersetzen sich nicht, sie ergänzen sich. Wenn du weißt, wer was darf, sparst du Geld, Zeit und Ärger. Frag bei deinem nächsten Gespräch ruhig direkt nach, wer bei dir welche Aufgabe übernimmt. Die Antwort sagt viel über die Qualität deiner Dienstleister.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.